会費徴収システムの“賢い”選び方

会費の徴収や管理に苦労していませんか？

年に一度の徴収業務に追われる同窓会、継続課金の煩雑さに悩む学会やNPO法人など、多くの団体で会費業務の効率化は大きな課題となっています。

会費の徴収・入金状況の管理・会員情報の管理といった会費管理を効率化するには、会費徴収システム（会費管理システム）や集金アプリの導入が有効です。

本記事では、そんな会費徴収システム（会費管理システム）を選ぶ際のポイントや代表的なシステム例、選定ステップを紹介します。これから導入を検討している方、現在の運用に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

この記事の目次：

なぜ会費徴収システムが必要なのか?

システムを使わずに徴収業務を行う場合、未納の把握に時間がかかる、振込確認や帳簿記入を手作業でしなければならない、会員情報との連携が難しいといった課題が生じるので、ミスや見落としのリスクが高いです。

そんな課題を解決できるのが、クラウド型や連携型の「会費徴収システム」です。機能はシステムによって異なりますが、大きく2つの機能に分けることができます。

管理業務の効率化
会員情報と決済情報を紐づけして、管理業務を効率化できます。また、会費の徴収サイクルを設定して、引き落としと入金結果の反映、未払い者への督促といった作業を自動化できます。

新規会員の獲得
オンラインの登録フォームから入会申し込みができます。気軽に申し込みができるので入会のハードルがぐんと下がります。入会後は、オンラインでコースの選択、講師の指名、会場の検索などができます。

一口に会費徴収システムといっても、検索すると多数のシステムが出てきます。そこで、それらを比較する際のポイントをまとめてみました。

クレカ・口座振替・コンビニ・銀行振込など、会員層に合った手段があるか？

期限前の通知や、未払い者への自動フォローアップが可能か？

会員台帳と一元管理ができるか？退会・更新などの状態変化と連動しているか？

SSL、暗号化、サポート体制、実績などを確認

月額／年額、初期費用、決済手数料など、トータルで比較しやすいか？

支払方法の柔軟性や会員データとの連携は、システムによって違いが出てくるポイントです。しっかり確認しましょう。

会費徴収システムは、大きく２つのタイプに分けることができます。

システムを団体の業務に合わせて柔軟に設計・開発できる方式。拡張性が高く、既存の会員管理システムと連携しやすい。

🔍 特徴

✅ 向いている団体

🧩 代表的なサービス・構成例

インターネット上で提供されている既製のサービスを利用する方式。設定だけで比較的すぐに使い始められる。

🔍 特徴

✅ 向いている団体

🌐 代表的なサービス

まとめると、次のようになります。