システムを利用してイベントを開催することで、集客、参加登録、定員管理といった欠かせないタスクを効率的に行なえるようになります。
別の記事で、イベントをシステムで管理することのメリットと、効果的な使い方について解説しました。この記事では、システムを使ったイベント開催のポイントを、「会員向け有料セミナーの場合」と「同窓会・社友会での交流イベントの場合」に分けてご紹介します。
会員を対象に有料のセミナーを開催する場合
会員向けに有料のセミナーを開催する場合は、参加者管理や支払い手続きなど、特有のニーズに対応する必要があります。順を追ってみていきましょう。
1. セミナーの準備
1.1 登録設定
✅会員認証
会員専用マイページ・ポータルサイトを設け、会員ID（またはメールアドレス）とパスワードでログイン認証を行います。非会員でも参加できるようにする場合は、会員登録ページへの誘導が必要になります。
なお、IDとパスワードのみの認証はセキュリティ的に十分ではありません。二段階認証の導入をおすすめします。
✅会員割引や特典
会員と非会員、正会員と準会員などで参加費が異なる場合は、あらかじめ設定しておく必要があります。セミナー資料の無料配布や事前質問の受付などを行う場合も、URLや記入欄を設置しておきましょう。
1.2 チケット販売と支払い管理
✅オンライン決済
クレジットカードや銀行振込、PayPal、決済サービスなど多様な支払い方法があります。最低一つ、できれば複数の支払い方法に対応できるとよいです。必要に応じて、早期割引（Early Bird）やグループ割引などを設定しておくのもありです。
✅領収書・請求書発行
領収書や請求書の発行機能が備わっているかどうか、事前に確認しておきましょう。
1.3 会員データの連携
✅会員管理システムとの連携
登録フォームを会員データベースが連携していれば、参加履歴やステータスの自動更新が可能になります。また、過去の参加実績を基に、ターゲット案内（リピーターや特定業種向け）もできるようになります。
2. セミナー運営の流れ
2.1 イベント告知
✅会員専用の告知手段
ポータルサイト、またはメールで告知します。ポータルサイトがあれば、非会員に告知しつつ、会員登録へ誘導することができます。
2.2 登録受付と支払い
✅参加登録フォーム
イベント専用の登録フォームを設置し、web上で登録が完了できるようにします。
✅登録通知
参加登録が完了、また、参加費の支払い完了が完了したら、参加情報（QRコードや参加リンク）を記載した確認メールを自動送信します。
2.3 当日の運営
✅チェックイン機能
現地ではQRコードスキャンで受付します。オンラインイベントの場合は、ログイン時に会員認証を行います。
2.4 セミナー後
✅フォローアップ
会員に対してセミナーの録画や追加資料を共有します。また、オンラインアンケートを行い、満足度調査や改善案を収集します。
まとめ
必要なシステム機能
次のような機能があるとよいです。
| 会員機能 | マイページ、会員認証、登録フォーム、会員データ連携 |
| イベント会費機能 | 多様な支払い手段、決済連携、割引管理、領収書発行 |
| フィードバック・レポート機能 | アンケート、参加状況レポート、収益分析 |
会員向けセミナーのメリットを最大化する方法
セミナーの効果を最大化するには、次のようなポイントを押さえておくと良いでしょう。
📌会員価値を強調: 特典や料金差で「会員の方が得」を実感させる。
📌コミュニティを活用: 会員間のネットワーキングタイムを設け、交流を促進。
📌フォローアップを丁寧に: セミナー後の特典や次回案内で会員のエンゲージメントを維持。
同窓会・社友会での交流イベントの場合
同窓会や社友会などでの無料の交流イベントでは、有料イベントとは異なるポイントに注意しつつ、効率的に運営することが重要です。以下に必要な機能や進行の流れをまとめます。
無料交流イベント運営のポイント
1. 招待と参加登録
✅限定招待機能
同窓生や社友会のメンバーのみが登録できる仕組みを導入します。登録用URLは、メールや会員専用サイトで共有します。
✅登録フォーム
未登録のメンバーについては、連絡先や卒業年度（または入社年度）など、必要最低限の情報を収集します。また、ここで「参加目的」や「当日の役割希望（スピーチ、サポートなど）」を聞いておくと、運営の参考になります。
2. スムーズなチェックイン
✅QRコード受付
参加登録の際にQRコードを送信しておき、当日受付でスキャンして確認します。
✅名札発行
登録情報から名札ラベルを作成します。
3. 参加者リストとグループ分け
✅リスト管理
卒業年度や部署ごとにグループ化し、会場内で同じ興味や関心を持つ人同士をつなげやすくします。
✅事前マッチング
希望に応じて、同じ卒業年度や部署のメンバーを事前にマッチングし、席をアレンジします。
4. 当日案内と進行サポート
✅リアルタイム通知
セッション開始や集合写真のタイミングをプッシュ通知で案内します。
✅オンライン/ハイブリッド対応
遠方の参加者が参加できるよう、オンライン配信を行います。ZoomやMicrosoft Teamsと連携できると便利です。
5. イベント後のフォローアップ
✅写真や資料の共有
会員専用サイトがある場合は、イベント終了後に写真やメッセージを共有する専用ページを作成します。
✅次回案内の準備
会員データ、参加登録情報を活用し、次回イベントや新情報を案内します。
まとめ
必要なシステム機能
次のような機能があるとよいです。
| 招待・登録機能 | 招待リンクの発行と管理、登録後の確認メッセージ |
| 受付・チェックイン機能 | QRコード発行、受付状況管理 |
| コミュニケーション機能 | 掲示板、チャット |
| データ分析と保存 | ファイル共有、アンケート、会員データ連携 |
交流イベントを盛り上げるコツ
以下をおさえておくと良いでしょう。
📌その場で交流を生み出す工夫
名前と卒業/所属年度入りの名札を配布したり、グループ分けを工夫したりすることで、自然な会話が生まれる可能性が高くなります。
📌思い出に残る演出
例えば、昔の写真をスライドショー形式で投影し、それを形にしてイベント終了後に配布するといったことが考えられます。
📌参加のハードルを下げる
参加登録のプロセスを簡潔にして、誰でも気軽に参加できるようにします。また、遠方や忙しい参加者には、オンラインという選択肢を提供しましょう。
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