会員管理システムを導入することで、事務作業のミスや手間を減らしたり、効率的なデータ管理ができるようになるといったメリットがあります。また、個々の会員の属性と様々なデータを一元的に把握できるので、ニーズを把握して最適なアプローチを行うことが容易になります。
今回は、そんな会員管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを、システム全体と、最も基本的な会員情報管理機能に分けて解説します。
STEP1 会員管理システム全体をチェックする
１．機能
まず、会員登録、更新、課金、通知、会員ステータス管理など、必要な機能が網羅されているかを必ず確認しましょう。また、最も基本的な会員情報の管理については、詳細に機能を確認する必要があります。
２．使いやすさ
管理者やスタッフが簡単に操作できるインターフェースであることが重要です。管理画面が直感的で、非技術者でも操作しやすいことが求められます。使いやすさを確認するためには、トライアル利用はマストです。
会員自身が情報を更新できるセルフサービスポータルが用意されているか、といった点も、使いやすさに関わってきます。
３．セキュリティ
個人情報を適切に保護することは、最重要課題の一つです。データ保護、アクセス制限、ログイン認証といった複数の観点から、基準を満たしているシステムを選びましょう。
また、システム障害時に備えたバックアップ機能と迅速なデータ復元ができるかどうかもポイントです。
会員管理システムのセキュリティについては、下記ページもチェックしてみてください。
会員管理システムに求められるセキュリティ – 会員管理の運用トピック
４．コストパフォーマンス
導入コスト、月額費用、追加機能の費用などをしっかり把握しましょう。そのうえで、初期費用や月額費用が予算に見合っているか、また、コストに対して価値があるか、じっくり検討しましょう。
５．サポート
トラブル時に迅速なサポートが受けられる体制が整っているかだけでなく、トライアルやデモ版が利用可能か、また、導入時のガイダンスや機能ガイドがあるかどうかも確認ポイントです。
６．スケーラビリティ
長期的に利用することになるので、会員数やデータ量が増加してもシステムがスムーズに対応できるか、必要に応じて機能の追加や容量の拡張ができるか、といった点も重要です。
７．カスタマイズ性
自社や団体の運営方法に合わせて、システムを柔軟にカスタマイズできるかもポイントです。カスタムフィールドの追加ができるかどうか、特定のワークフローに対応可能かどうかという観点でチェックするとよいでしょう。
８．モバイル対応
会員専用サイトを運営する場合は、会員がスマートフォンやタブレットでも問題なく利用できる必要があります。
９．インテグレーション
必要に応じて、他のシステム（会計、メールマーケティング、CRMなど）と連携できるか、また、APIが利用可能でカスタム連携が可能かどうかも明確にしておきましょう。
１０．データ分析機能
必須ではありませんが、会員データを活用して傾向や行動分析ができる機能が備わっていると、使い勝手が高まります。
STEP2 会員情報の管理機能をチェックする
以下のポイントを押さえることで、会員管理システムを利用して業務の効率化や情報の正確性を高めることができます。
１．会員データの柔軟性
フィールドにカスタマイズ性があるか？
名前、連絡先、住所といった基本項目だけでなく、独自の属性（趣味、入会理由、資格など）を追加できるか、また、フィールドごとに入力形式（テキスト、プルダウン、日付など）を設定できるか、といった点がポイントになります。
複数の会員タイプに対応できるか？
一般会員、法人会員、特別会員など、異なる属性や要件を持つ会員タイプを管理できるかです。
２．データの検索・フィルタリング機能
詳細検索ができるか？
名前やメールアドレスだけでなく、条件を組み合わせた高度な検索（例：特定の地域かつ未納状態の会員）ができるか、確認しましょう。
セグメントの作成は可能か？
年齢層、地域、会費納入状況などで会員を分類してリストを作成できると便利です。
３．会員情報の更新・保持
履歴管理は可能か？
会員情報の変更履歴（例：住所変更、会費ステータスの更新履歴）が記録されていると、データ損失時などの現金究明に役立ちます。
セルフサービスポータルがあるか？
会員が自分でプロフィールを更新できる仕組みがあれば、管理者の手間が削減されます。
添付ファイルに対応しているか？
業務フローによっては、会員ごとに書類（証明書、レポートなど）をアップロード・管理できる必要があるでしょう。
４．データのインポート・エクスポート
データの一括入力機能があるか？
ExcelやCSVファイルの会員データを取り込めるかどうかを確認します。
データの一括出力機能があるか？
必要に応じてデータを出力できるかどうかを確認します。
５．データの整合性・正確性を保つ仕組み
入力チェックの仕組みがあるか？
メールアドレスや電話番号の形式が正しいかを自動チェックし、入力間違いを防ぎます。
重複チェックの仕組みがあるか？
同一会員の重複登録を防止します。
自動通知機能はあるか？
情報が不足している場合や期限切れが近い場合に自動で通知が送られるようにします。
６．データの可視化と分析
ダッシュボードがあるか？
会員数の推移、会費収入、地域分布などの統計データが視覚的に確認できると便利です。
レポート作成機能があるか？
特定条件で会員リストや統計情報を抽出できれば、確認やデータ分析に役立ちます。
まとめ
コストパフォーマンスに最も注意がいくところですが、機能・セキュリティ・使いやすさの３点も必須確認ポイントです。長く安心して使うことで、結果としてコストパフォーマンスが向上します。
実際にシステムを検討する前、また、検討の最終チェックとして上記のポイントを確認してみてください。
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